Как организовать успешное мероприятие?

Задание получено, но не знаете, с чего начать организацию мероприятия? Впереди вас ждет целый комплекс работ. Составьте чек-лист задач каждого этапа. Обязательно пропишите сроки выполнения задач и ответственных. Сведите риск к минимуму, постарайтесь предусмотреть, чтобы события  шли четко по вашему плану. Тщательная подготовка, выбор надежных исполнителей и согласование ключевых моментов — все это позволит вам провести мероприятие на высоком уровне. 

О чем стоит помнить:

• цель, идея и концепция
• дата, площадка, спикеры
• смета
• команда проекта и подрядчики
• спонсоры и информационные партнеры
• схема продвижения мероприятия
• форс-мажоры и их предотвращение

Первое, с чего начинается работа event-менеджера, – определение целей мероприятия. Цели работы могут быть разными, но все они выявляют аудиторию, для которой менеджер организует событие. Задайте вопрос себе (или заказчику): чего вы хотите добиться проведением семинара или фестиваля? Какой измеримый результат будет свидетельствовать об успешности работы?
Свяжите цель с концепцией и форматом события: ищите органичные, но креативные решения.

Далее на этапе подготовки важно определиться с датой, площадкой и спикерами (если это предполагает формат). Иногда помещение или дата диктуют правила, поэтому ищите сильные стороны и стремитесь извлекать выгоду из всех внешних условий.

Процесс организации мероприятия требует не только интересных и нестандартных идей, но и предполагает кропотливую работу с документами, договорами и сметами. На этом этапе стоит предусмотреть все возможные нюансы, связанные с финансами и сотрудниками, вовлеченными в проект. Любой бюджет стоит планировать с умом: сокращать необоснованные расходы и не экономить на важных мелочах (например, удобство гостей важнее дорогих печатных материалов – найдите компромиссное решение).

Как только согласованы ключевые моменты, начинается основная часть работы: продвижение мероприятия и работа с целевой аудиторией. Здесь необходимо составить максимально подробный план продвижения: как, с помощью каких ресурсов и через какие каналы информации о вас узнают? Задействуйте все ресурсы, комбинируйте бесплатные и платные инструменты, тестируйте разные методы и применяйте только то, что сработало с небольшим бюджетом или аудиторией. Технология организации мероприятия имеет свою специфику: улучшить можно лишь то, что можно посчитать. Учитесь ставить измеримые цели, и достигать их будет проще.

До дня «Х» осталось недолго и кажется, что всё продумано до мелочей? Попробуйте взглянуть на мероприятие глазами гостя, «пройдите» его маршрут, проиграйте весь сценарий. Может быть, где-то не хватает указателей, или столы стоят слишком близко к проходу? Предположите все возможные проблемные точки и заранее составьте список решения форс-мажорных ситуаций.

Завершающий этап связан с выполнением последних договоренностей с подрядчиками и партнерами, сведением всех отчетов и смет. Не забудьте собрать отзывы гостей (устно или с помощью анкетирования), разошлите обещанные материалы, опубликуйте фоторепортажи, сделайте мониторинг СМИ (если это предусмотрено целями). Разберите все проблемы, возникшие в ходе подготовки и проведения мероприятия, напишите рекомендации на будущее и не забудьте поблагодарить команду проекта.

Хотите сделать мероприятие по-настоящему эффективным, ярким и профессиональным? Вы можете воспользоваться нашей специальной услугой — организация мероприятий.