Организация пресс-конференции

Пресс-конференция, не смотря на кажущуюся простоту формата, представляет собой не только важное информационное мероприятие, позволяющее получить публикации в СМИ, но и имиджевое событие. Организация пресс-конференции требует внимания к деталям, потому что журналисты будут оценивать не только ответы на свои вопросы, но и как все проходило в целом — это позволит сделать выводы об отношении пресс-службы к СМИ и уровне ее профессионализма. На плечи PR-специалиста ложится большая ответственность. Поэтому, если раньше вы не имели подобного опыта, к решению этой задачи стоит подойти особенно тщательно. Советы о том, как провести успешное мероприятие, ничего не забыть и сделать довольными всех участников, читайте в нашей статье.

Итак, если тема определена, спикеры выбраны и составлен список СМИ, а дело осталось исключительно за подготовкой мероприятия, то первое, с чем стоит определиться — место и время. При выборе даты необходимо проверять все варианты на случай, что в тот же день может проходить событие крупнее и важнее вашего — таких совпадений стоит избегать, иначе вы рискуете не получить публикации в СМИ. Лучшие дни, чтобы пригласить журналистов — понедельник и вторник, пятница — худший вариант. Постарайтесь организовать мероприятие в первой половине дня, тогда есть вероятность, что материал выйдет до конца дня.

Место пресс-конференции должно соответствовать компании, для которой она проводится. Пригласить журналистов на встречу с представителями IT-компании в помпезный отель с лепниной и мозаичным потолком будет неуместно, лучше выбрать помещение, которое будет смотреться современно. Желательно, чтобы выбранное место находилось в центре, и до него легко было добраться, а к моменту появления первого журналиста на площадке уже должен быть человек с символикой компании, который поможет журналистам сориентироваться, или как минимум должна быть расположена навигация, помогающая без труда найти место сбора.

Определившись со временем и местом, составьте программу мероприятия. Она обязательно начинается с регистрации журналистов, далее идут выступления спикеров и самая важная часть — сессия вопросов и ответов. Могут быть предусмотрены кофе-брейки, фуршет или любые другие пункты на ваше усмотрение, например, экскурсия по офису или производству. Постарайтесь рассчитать, сколько времени и на что уйдет, сама пресс-конференция не должна длиться дольше часа, оптимальное время составляет 30-40 минут.

Первое приглашение журналистам следует высылать не позднее, чем за неделю. За 3-4 дня до мероприятия необходимо пригласить журналистов повторно — так вы напомните о себе и заставите прессу еще раз задуматься о необходимости прийти. Вместе со вторым приглашением уже можно высылать пресс-релиз. Пресс-релиз должен содержать указание места и времени, программу, круг вопросов, который будет обсуждаться, не вдаваясь в детали, и, конечно, контактные данные. Не менее чем за сутки до пресс-конференции, прозвоните весь список СМИ. Так вы сможете удостовериться, что ваши приглашения получены, и понять, сколько человек можно ожидать.

Кажется, что все самое важное сделано, но на этом подготовка не окончена. К пресс-конференции обязательно стоит подготовить раздаточные материалы. Желательно, чтобы они включали факт-лист о компании и/или выступающих спикерах и пресс-релиз, можно включить дополнительные материалы по вопросу, который будет освещаться на пресс-конференции, например, исследование, флешку с официальными фотографиями, годовой отчет, какую-либо сувенирную продукцию в фирменном стиле компании. Хорошо, если пресс-пакеты будут включать не только раздаточные материалы, но и блокнот с ручкой для записей.

Сделайте таблички с именами и должностями спикеров, которые будут стоять перед ними во время мероприятия. Проверьте, чтобы за спинами спикеров были элементы оформления с брендингом компании — они обязательно должны попадать в кадр при фото- и видеосъемке. При входе на пресс-конференцию организуйте зону регистрации СМИ, где журналисты получат свои пресс-пакеты и заполнят бланк регистрации, указав свои Ф.И.О., контактные данные и название издания. У каждого спикера на столе должна быть бутылка воды и стакан, перед приходом журналистов удостоверьтесь, что все микрофоны работают исправно. Если у вас есть спикеры, которые не говорят на русском языке, необходимо заранее подумать о переводе – это может быть последовательный перевод или синхронный. В случае, если на площадке работает синхронный переводчик, а перевод транслируется через специальные наушники, необходимо проверить все оборудование заранее.

Подготовка спикеров к пресс-конференции не менее значимая часть всего организационного процесса: обозначьте круг вопросов, за который каждый из них будет ответственен, чтобы избежать путаницы и повторов. Обсудите, в каком ключе давать ответы на вопросы, которые могут возникнуть у журналистов. Заранее пропишите тезисы, которые будут проговорены во время выступлений спикеров. Прежде, чем перейти к сессии вопросов-ответов, ведущему следует объявить регламент ее проведения. Если времени осталось мало, то необходимо попросить журналистов задавать только по одному вопросу.

Организация пресс-конференции будет проще, если заранее подготовить чек-лист всего, что следует сделать, непременно указав тайминг для каждой отдельной задачи. Эффективная подготовка позволит не только получить публикации в СМИ и распространить информацию о компании, но и улучшить отношение прессы к компании и повысить ценность работников пресс-службы в глазах руководства. Не уверены, что справитесь сами? Доверьте организацию мероприятий для СМИ нам.