Краткая инструкция по подготовке концерта без бюджета

В последнее время на семинарах, которые я веду, меня регулярно спрашивают, можно ли сделать хорошее мероприятие с нулевым стартовым бюджетом. Чаще всего спрашивают про организацию концертов.

Специально для блога Лофт Проекта «Этажи» я даю краткую схему, следуя которой вы сможете не только сделать концерт не вкладывая личных средств, но и, возможно, заработать на этом.

Умелые организаторы всегда пользуются большим спросом. Если вы научитесь работать в рамках любого бюджета, находить подход к звездам и спикерам, и делать все, чтобы они остались довольны, сможете договориться со спонсорами на выгодных для вас условиях, найти подрядчиков даже в условиях форс-мажора, и сделать так, чтобы все работали слажено, то без работы вы не останетесь.

Определитесь с концепцией мероприятия. Кто будет выступать, где, в честь чего, для какой конкретно аудитории, какие яркие фишки можно добавить, чтобы привлечь людей.
Переговоры с артистом. Найдите на официальном сайте исполнителя контакты, свяжитесь с директором группы и спросите:

Сколько составляет гонорар группы? Обратите внимание, часто цену говорят в долларах. Ориентировочный гонорар группы имеющей ротацию на ТВ и радио может составлять от 70 000 руб. до 1 500 000 руб. за 1 концерт.
Свободна ли дата, на которую вы планируете мероприятие? Если это одно из ваших первых мероприятий, все переговоры с группой начинайте за менее чем за 3 месяца до концерта.
Могут ли вам выслать райдеры — бытовой и технический? В райдерах содержатся все требования артистов к условиям проживания-питания и к необходимой звуковой аппаратуре. Обратите внимание, что все перечисленное в райдерах является вашими дополнительными расходами и не входит в гонорар артиста.

Поиск первых спонсоров (денежных и информационных). Спонсор — компания или частное лицо (реже), которые дают вам денежные средства в обмен на организованную рекламную компанию. Составьте спонсорское письмо с установленными градациями: сколько денег вы хотите получить и сколько рекламы взамен готовы предоставить спонсору? По такому же принципу пишутся и письма информационным спонсорам: просьба размещения информации о событии в обмен на …?
С первых же денег вносите предоплату артистам и бронируйте даты. Дело в том, что пока вы не внесли предоплату, дата за вами не закреплена и ее может перебить другой город/организатор.
Внесли предоплату и вам подтвердили дату? Начинайте свою рекламную кампанию и продажу билетов.
Одновременно с продажей билетов ведите поиск остальных спонсоров. Вам не важно же откуда прийдут деньги на оставшуюся часть гонорара, оплату райдеров, аренду площадки. Кстати, в 90% случаев официального договора между вами и артистом не будет. Рынок шоу-бизнеса в России «черный» и уходит от налогов. А вот с площадкой лучше заключить договор, чтобы не прогадать. и и др.
Полномасштабная рекламная и промо-кампания. За 2-3 недели до мероприятия с вместимостью до 1 000 чел и за 2 месяца если людей больше начинайте звонить во все колокола. Организуйте много точек продаж билетов, ведите акции и розыгрыши, продвигайтесь в социальных сетях, пускайте рекламу. Люди должны о вас знать и покупать билеты. Более половины билетов обычно покупается ДО мероприятия, а не в день концерта.
Оплатите вторую часть гонорара, купите билеты, если артист иногородний. Пользуйтесь системами элетронных билетов, тогда их не придется пересылать.
Концерт. Внимательно следите, чтобы райдеры артиста были выполнены. Серьезные нарушения по райдеру — это повод отказаться от выступления.
Составьте отчеты спонсорам о размещенной рекламе. Подпишите все документы, необходимые для бухгалтерии. Также заготовьте благодарственные письма для всех спонсоров и партнеров мероприятия. Это норма делового этикета и ее выполнение помогает создать благоприятный имидж начинающему организатору.

Успешных вам концертов!