Подготовка специального мероприятия

«Специальные мероприятия» — это акции, которые проводятся с целью укрепления имиджа компании в глазах общественности (инвесторов, сотрудников организации, потенциальных покупателей и т.д.). В эту категорию попадают и корпоративные праздничные вечеринки, и презентации нового филиала, и масштабные рекламные акции, и строгие деловые конференции.

Обычно планирование и проведение специальных мероприятий заказывается «под ключ» сторонним PR-компаниям. Это позволяет провести вечеринку или конференцию на должном уровне с оптимальными денежными и временными затратами.

Что входит в подготовку специальных мероприятий?

  1. Разработка оригинальной идеи;
  2. Составление самой программы мероприятия по шагам, написание детального сценария;
  3. Подбор оптимального места проведения (конференц-зал, выставочный центр, ресторан и т.д.) и его дизайнерское оформление (в том числе, и символикой компании-заказчика);
  4. Организация праздничного стола и питания на все время проведения акции;
  5. Подбор персонала для проведения мероприятия (специалисты по свету, звуку, оборудованию, артисты, аниматоры, ведущие, сценаристы);
  6. Подбор специального оборудования и организация его аренды, доставки, монтажа и демонтажа;
  7. Организация всех этапов, связанных с закупкой и доставкой сувениров и подарков;
  8. Подготовка, печать и рассылка печатных материалов (приглашений участникам, буклетов, календарей, блокнотов и т.д.);
  9. Организация логистики (от оборудования до приглашенных специалистов);
  10. Разработка дизайна костюмов и их брендирование.
  11. Составление подробной сметы (с указанием сроков и бюджета).

Как правило, проведение таких специальных мероприятий приурочено к какой-нибудь дате или событию (открытию нового магазина, юбилею компанию, получению важной награды или большому празднику).

Грамотно организованные вечера позволяют усилить мотивацию присутствующих сотрудников, подчеркнуть корпоративную миссию компании, создать положительный образ организации, совместить приятное с полезным. А самое главное, такие мероприятия очень способствуют сплоченности коллектива, что усиливает эффективность работы каждого сотрудника.

Любую деловую встречу или конференцию можно при желании превратить в специальное, яркое и запоминающееся мероприятие!