Дыра в бюджете — часто забываемые статьи расходов на мероприятие

При организации мероприятия, практически сразу после определения концепции (а у некоторых организаторов и до этого), появляется вопрос – сколько это будет стоить? Ответ на этот вопрос чрезвычайно важен. Так вы будете понимать, насколько реально воплотить вашу задумку в жизнь, какой объем средств вам необходимо вложить и к кому стоит обращаться, как к потенциальному партнеру.

Ниже обозначены те статьи расходов, которые довольно часто забывают внести в смету, а ведь они могут оказать серьёзное влияние на ход подготовки и проведения мероприятия. Сохраните себе этот список и при организации очередного ивента у вас будет на одну заботу меньше.

Уборка помещения. Хорошо, если у вас небольшой зал – в этом случае можно справиться собственными силами. Но если у вас, скажем, спортивный стадион, то после проведенного мероприятия убирать его придется всю ночь. То же самое касается и городских праздников.
Курьерская доставка документов. Если у вас много партнеров, СМИ или подрядчиков, то наверняка будет и много документов, которые нужно отвозить туда и обратно. Довольно часто ваши партнеры будут пытаться заменить «живые» документы копиями по факсу. Хотя вообще-то такие документы недействительны.
Грузоперевозка реквизита и грузчики. Допустим, вы проводите конференцию, на которую требуется доставить 40 килограммов баннерных конструкций. Это можно сделать своими силами, обратившись за помощью к знакомым с личным транспортом. Гораздо хуже ситуация, когда у Вас своя сцена, которую так же надо доставить на место проведения мероприятия. Вес сцены может варьироваться в диапазоне от 400 килограммов до 1,5 тонн.
Расходы на сотовую связь. Чаще всего эту статью относят на личные расходы членов команды, готовящей мероприятие. Но запомните, что как только ваши мероприятия становятся регулярными и масштабными, нужно переместить эту статью затрат в фиксированные расходы мероприятия (либо в виде корпоративного тарифа, либо ежемесячными отчислениями).
Расходы на упаковку подарков. Вы можете не успеть сделать всё это лично, если таких подарков у вас много. Или же если сама форма упаковки представляет собой не просто стандартную коробочку с бантиком.
Расходы на служебную парковку. В день проведения мероприятия на парковке площадки мероприятия будет забронировано несколько мест для четко обозначенных автомобилей и водителей. Во все остальное время (в процессе выбора площадки, подвоза оборудования, визитов для иных согласований) вам придется парковаться, как правило, на платных местах, и эти затраты надо учитывать. Как, впрочем, и оплату парковки в аэропорту, если вы пригласили группу или «звезду» на своё мероприятие.
Комиссия за расторжение договора. Например, у вас запланирован концерт на площадке самого крупного ночного клуба с вместимостью 3 тысячи человек. Вы всё обсудили, подписали договор, заплатили сумму по договору и начали готовить мероприятие. За неделю до концерта вы поняли, что на концерт придет не больше тысячи человек. По сути, такая площадка уже не нужна, и вы можете перейти в другое, более подходящее место. Если вы решите сменить площадку, вам совершенно спокойно скажут: «Без проблем, только заплатите нам штраф, который указан в договоре, поскольку мы на вас рассчитывали, не искали звезду на этот день, у нас не подготовлена программа…». Скорее всего, подобные расходы не были изначально заложены вами в смету, и их придется вычитать из прибыли. Что делать в такой ситуации? Уговаривать администрацию первого клуба и одновременно с этим иметь в бюджете статью на непредвиденные расходы. Только никогда не указывайте эту статью в бюджете для спонсора, если от вас требуется его предоставить. Поставьте себя на его место. Спонсоры крайне редко просят смету, если речь идет о коммерческом мероприятии, но ивент НКО — другое дело. Увидев эту строку, спонсор расшифровывает это так: «Я не до конца уверен в себе и своём мероприятии, поэтому хочу подстраховаться». Если «спрятанные» по другим статьям средства не понадобились, не возвращайте их, а лучше придумайте какой-нибудь бонус вашему спонсору.

Cамо мероприятие — это даже не половина дела. Часто гораздо важнее то, что происходит ДО и ПОСЛЕ события. Важно, чтобы о вашем мероприятии были опубликованы анонсы. Важно, чтобы журналисты пришли на мероприятие и написали хорошие рецензии, новости и репортажи. В рамках услуги продвижение мероприятий, мы поможем добиться вам публикаций в СМИ.