Организация PR-мероприятия (советы)

Подготовка PR мероприятия часто занимает у PR-менеджеров много времени. Ведь им приходится готовить круглые столы, пресс-конференции, презентации, конференции и многие другие виды PR-мероприятий.

Но зачем вообще нужны PR-мероприятия? В ходе мероприятия можно ярко и наглядно представить новый сложный продукт. Например, на пресс-конференции журналисты получают дополнительную информацию об особенностях продукта. Мероприятие помогает простым языком рассказать о сложных технологиях и инновациях. Нельзя просто разослать пресс-релиз журналистам о выпуске навороченного девайса в надежде, что все разберутся сами, что это такое.

Через создание приятной атмосферы и нужного настроения можно продвигать товар или услугу на уровне эмоций, формировать нужное восприятие. Ведь мероприятие – это не только прекрасный повод для встречи с давними друзьями и партнерами компании. Вы можете пригласить на встречу новых нужных вам людей, собрать их контакты и укрепить деловые связи.

А еще, нередко компании устраивают мероприятия, чтобы показать, что у компании есть бюджет для организации мероприятий. Например, крупная компания может провести пафосное мероприятие, чтобы клиенты могли удостовериться, что финансовых затруднений у организации нет.

Как сделать так, чтобы на мероприятие пришло много нужных вам людей, которые остались довольны?  Директор PR-агентства Zebra Company Ника Зебра (Вероника Кириллова) предлагает Вам несколько полезных рекомендаций.

Что нужно делать, когда вы только начали готовить PR-мероприятие?

1. Составляем четкий и ясный график мероприятия. В самом начале продумайте основную идею и привлекательную для приглашенных тему мероприятия.

2. Соберите эффективную команду или отдайте несколько задач на аутсорсинг в PR или event-агентство. Организация мероприятий с помощью сотрудников PR-агентства Zebra Company может стать отличным решением. В оргкомитете все должны быть на своих местах. Каждый сотрудник должен точно знать, за что он отвечает, срок выполнения заданий.

3. Выберите подходящую площадку.

4.  Спланируйте бюджет — смету ваших расходов на подготовку, включая постоянные и переменные статьи затрат. Включите в смету около 10% на «непредвиденные расходы». Подумайте о том, как сократить расходы: договориться с бартерными спонсорами, привлечь информационных спонсоров, заменить площадку на меньшую по стоимости, провести банкет вместо фуршета и др.

5. Определите результаты, которых нужно добиться по итогам мероприятия, сколько человек из разных целевых групп должно прийти на мероприятие, например, сколько журналистов будет на мероприятии и какое количество публикаций в СМИ и социальных сетях вам нужно получить. Продвижение мероприятий — один из самых сложных этапов подготовки.

6. Подготовьте пресс-пакет (информационные материалы для прессы и рекламная продукция), приглашения для гостей. В каждом приглашении должна быть карта проезда.

7. Придумываем и рассылаем привлекательный анонс для журналистов и блогеров.  Помните, что журналисты получают в день десятки пресс-релизов, отправляют письма в корзину, не прочитывая, либо отвечают стандартно: «пришлите отчет о мероприятии». Что может заинтересовать журналистов? Актуальная тема, присутствие на мероприятии интересных экспертов, у которых можно взять интервью, вип-гостей. У вас всегда под рукой должен быть список контактов журналистов-друзей, которые точно придут на мероприятие.

Популярных блогеров также сложно заманить на мероприятие, как и журналистов. Заранее сообщите блогерам и журналистам о подарках гостям, если они заложены в смету. Это не самый этичный способ привлечения внимания к себе, однако, это не значит, что он не эффективный.

Что делаем в день мероприятия до его начала?

1. Оформляем место проведения мероприятия. Если оформление очень сложное, то стоит начать монтаж конструкций за день, а иногда и за неделю до мероприятия.

2. Проверяем оборудование (звук и свет в зале, как работают микрофон и проектор).

3.  Размещаем навигационные знаки, чтобы гости быстро сориентировались, как пройти в зал.

4. Проверяем зону регистрации. Здесь должен быть порядок, ведь это «лицо» вашего мероприятия.

5. Если на мероприятии среди спикеров будут люди без большого опыта выступления на публике, за день до мероприятия полезно устроить им репетицию.

На что нужно обратить внимание во время PR-мероприятия?

1. Согласно общему плану координируем работу команды. Все должны быть на своих местах и четко знать, что делать.

2. Во время мероприятия проводим анкетирование, чтобы получить обратную связь от аудитории. Возможно его проводить в форматах опроса, видео-интервью, письменных анкет, игры с обменом на подарки и в других формах.

3. Проводим фото- и видеосъемку, участвуем в интервью для СМИ.

Что делаем после мероприятия?

1. Рассылаем пост-релизы по СМИ (на следующий день, с фото).

2. Не забываем предоставить финансовый отчет оргкомитету, заказчикам и спонсорам.

3. Рассылаем благодарственные письма спонсорам, партнерам мероприятия.

4. Фиксируем результаты мероприятия. Показателями эффективности мероприятий могут быть, например, количество реальных публикаций в СМИ и отзывы в блогах или другие показатели, которые Вы записали в концепцию PR-мероприятия на этапе планирования.