· Дыра в бюджете — часто забываемые статьи расходов на мероприятие ·

При организации мероприятия, практически сразу после определения концепции (а у некоторых организаторов и до этого), появляется вопрос – сколько это будет стоить? Ответ на этот вопрос чрезвычайно важен. Так вы будете понимать, насколько реально воплотить вашу задумку в жизнь, какой объем средств вам необходимо вложить и к кому стоит обращаться, как к потенциальному партнеру.

Ниже обозначены те статьи расходов, которые довольно часто забывают внести в смету, а ведь они могут оказать серьёзное влияние на ход подготовки и проведения мероприятия. Сохраните себе этот список и при организации очередного ивента у вас будет на одну заботу меньше.

  • Уборка помещения. Хорошо, если у вас небольшой зал – в этом случае можно справиться собственными силами. Но если у вас, скажем, спортивный стадион, то после проведенного мероприятия убирать его придется всю ночь. То же самое касается и городских праздников.
  • Курьерская доставка документов. Если у вас много партнеров, СМИ или подрядчиков, то наверняка будет и много документов, которые нужно отвозить туда и обратно. Довольно часто ваши партнеры будут пытаться заменить «живые» документы копиями по факсу. Хотя вообще-то такие документы недействительны.
  • Грузоперевозка реквизита и грузчики. Допустим, вы проводите конференцию, на которую требуется доставить 40 килограммов баннерных конструкций. Это можно сделать своими силами, обратившись за помощью к знакомым с личным транспортом. Гораздо хуже ситуация, когда у Вас своя сцена, которую так же надо доставить на место проведения мероприятия. Вес сцены может варьироваться в диапазоне от 400 килограммов до 1,5 тонн.
  • Расходы на сотовую связь. Чаще всего эту статью относят на личные расходы членов команды, готовящей мероприятие. Но запомните, что как только ваши мероприятия становятся регулярными и масштабными, нужно переместить эту статью затрат в фиксированные расходы мероприятия (либо в виде корпоративного тарифа, либо ежемесячными отчислениями).
  • Расходы на упаковку подарков. Вы можете не успеть сделать всё это лично, если таких подарков у вас много. Или же если сама форма упаковки представляет собой не просто стандартную коробочку с бантиком.
  • Расходы на служебную парковку. В день проведения мероприятия на парковке площадки мероприятия будет забронировано несколько мест для четко обозначенных автомобилей и водителей. Во все остальное время (в процессе выбора площадки, подвоза оборудования,  визитов для иных согласований) вам придется парковаться, как правило, на платных местах, и эти затраты надо учитывать. Как, впрочем, и оплату парковки в аэропорту, если вы пригласили группу или «звезду» на своё мероприятие.
  • Комиссия за расторжение договора. Например, у вас запланирован концерт на площадке самого крупного ночного клуба с вместимостью 3 тысячи человек. Вы всё обсудили, подписали договор, заплатили сумму по договору  и начали готовить мероприятие. За неделю до концерта вы поняли, что на концерт придет не больше тысячи человек. По сути, такая площадка уже не нужна, и вы можете перейти в другое, более подходящее место. Если вы решите сменить площадку, вам совершенно спокойно скажут: «Без проблем, только заплатите нам штраф, который указан в договоре, поскольку мы на вас рассчитывали, не искали звезду на этот день, у нас не подготовлена программа…». Скорее всего, подобные расходы не были изначально заложены вами в смету, и их придется вычитать из прибыли. Что делать в такой ситуации? Уговаривать администрацию первого клуба и одновременно с этим иметь в бюджете статью на непредвиденные расходы. Только никогда не указывайте эту статью в бюджете для спонсора, если от вас требуется его предоставить. Поставьте себя на его место. Спонсоры крайне редко просят смету, если речь идет о коммерческом мероприятии, но ивент НКО — другое дело. Увидев эту строку, спонсор расшифровывает это так: «Я не до конца уверен в себе и своём мероприятии, поэтому хочу подстраховаться». Если «спрятанные» по другим статьям средства не понадобились, не возвращайте их, а лучше придумайте какой-нибудь бонус вашему спонсору.

Cамо мероприятие — это даже не половина дела. Часто гораздо важнее то, что происходит ДО и ПОСЛЕ события. Важно, чтобы о вашем мероприятии были опубликованы анонсы. Важно, чтобы журналисты пришли на мероприятие и написали хорошие рецензии, новости и репортажи. В рамках услуги продвижение мероприятий, мы поможем добиться вам публикаций в СМИ.